MỤC LỤC VĂN BẢN
*
In mục lục

BỘ NỘI VỤ -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT phái nam Độc lập - tự do thoải mái - hạnh phúc ---------------

Số: 16/2014/TT-BNV

Hà Nội, ngày trăng tròn tháng 11 năm 2014

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN GIAO, NHẬN TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CÁC CẤP

Căn cứ Luật lưu trữ số01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CPngày 03 tháng 01 năm trước đó của chính phủ quy định chi tiết thi hành một trong những điềucủa chính sách Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 58/2014/NĐ-CPngày 16 tháng 6 năm 2014 của cơ quan chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnvà cơ cấu tổ chức tổ chức của cục Nội vụ;

Theo đề nghị của cục trưởng CụcVăn thư và tàng trữ nhà nước;

Bộ trưởng bộ Nội vụ phát hành Thôngtư chỉ dẫn giao, dìm tài liệu tàng trữ vào lưu giữ trữ lịch sử các cấp.

Bạn đang xem: Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Điều 1. Phạm viđiều chỉnh

Thông tư này chỉ dẫn giao nộp, tiếpnhận tài liệu giữ trữ có mức giá trị bảo quản vĩnh viễn của những cơ quan, tổ chứcthuộc danh mục cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp giữ tài liệu vào lưu trữ lịch sửcác cấp; giao nộp, chào đón và cai quản tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại khoLưu trữ quận, huyện, thị xã, tp thuộc tỉnh giấc (sau đây gọi tầm thường là kho Lưutrữ cấp huyện) vào lưu trữ lịch sử dân tộc cấp tỉnh.

Điều 2. Đối tượngáp dụng

Thông tư này áp dụng đối với các cơquan, tổ chức triển khai thuộc hạng mục cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu lại tài liệu vàoLưu trữ lịch sử vẻ vang các cấp theo pháp luật tại Khoản 2, Điều đôi mươi Luật lưu trữ; cácTrung tâm lưu trữ quốc gia; lưu lại trữ lịch sử vẻ vang tỉnh, thành phố trực ở trong Trungương (sau đây gọi thông thường là lưu lại trữ lịch sử hào hùng cấp tỉnh).

Điều 3. Nguyên tắcgiao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu giữ trữ

1. Giao nộp, chào đón hồ sơ, tài liệuvào giữ trữ lịch sử hào hùng các cấp cho đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định.

2. Chỉ giao nộp, mừng đón hồ sơ, tàiliệu lưu trữ có mức giá trị bảo vệ vĩnh viễn với đúng yếu tố tài liệu nộp lưu.

3. Giao nộp hộp/cặp bảo vệ khối tàiliệu nộp lưu lại phải theo như đúng tiêu chuẩn chỉnh quy định trong phòng nước.

4. Giao nộp rất đầy đủ công cầm tra cứukèm theo khối tư liệu nộp lưu.

Điều 4. Trách nhiệmcủa cơ quan, tổ chức triển khai trong vấn đề giao nộp tài liệu lưu trữ

1. Tuyển lựa hồ sơ, tài liệu có giá trịbảo quản ngại vĩnh viễn với thống kê thành Mục lục hồ nước sơ, tư liệu nộp lưu. Chủng loại Mục lụchồ sơ, tư liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục I.

Trường hòa hợp tài liệu chưa được phân loại,lập hồ nước sơ, cơ quan, tổ chức triển khai thuộc mối cung cấp nộp lưu nên chỉnh lý trước khi giao nộp.

2. Hội đồng xác minh giá trị tài liệucủa cơ quan, tổ chức triển khai xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vàtrình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai quyết định.

Thành phần Hội đồng xác định giá trịtài liệu của tàng trữ cơ quan lại được nguyên tắc tại Điều 18 của nguyên tắc Lưu trữ.

3. Nhờ cất hộ văn bản kèm theo Mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu kiến nghị Lưu trữ lịch sử vẻ vang cùng cấp kiểm tra, thẩm định.

4. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu sau khi có văn phiên bản thẩm định của tàng trữ lịch sử.

Mục lục hồ nước sơ, tài liệu nộp lưu giữ đượclập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ lại 01 bản, lưu trữlịch sử giữ 02 bản và được tàng trữ vĩnh viễn trên cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịchsử.

5. Lập hạng mục tài liệu bao gồm đóng dấuchỉ những mức độ mật (nếu có). Mẫu hạng mục tài liệu đóng vết chỉ các mức độ mậtđược triển khai theo chỉ dẫn tại Phụ lục số II.

6. Chuyên chở tài liệu đến lưu trữ lịchsử cùng cấp để giao nộp.

7. Giao nộp tài liệu

a) Giao nộp hồ nước sơ, tư liệu theo Mụclục hồ sơ, tư liệu nộp lưu đang được người đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức phê duyệtvà sau thời điểm có văn phiên bản thẩm định của cơ quan tiến hành nhiệm vụ cai quản nhà nướcvề tàng trữ có thẩm quyền.

b) Giao nộp những văn bản hướng dẫn chỉnhlý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông và lịch sử vẻ vang phông, phía dẫnphân loại lập hồ sơ, phía dẫn xác định giá trị tài liệu và cơ chế tra cứu vớt kèmtheo khối tài liệu; hạng mục tài liệu đóng vệt chỉ những mức độ mật (nếu có).

Điều 5. Trách nhiệmcủa lưu trữ lịch sử hào hùng các cung cấp trong việc mừng đón tài liệu lưu trữ

1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thốngnhất với những cơ quan, tổ chức thuộc mối cung cấp nộp giữ về loại hình tài liệu, thànhphần tài liệu, thời hạn tài liệu, con số tài liệu và thời hạn giao nộp tàiliệu.

2. Giải đáp cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu sẵn sàng tài liệu giao nộp.

3. Thẩm định và đánh giá Mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu vày cơ quan, tổ chức ý kiến đề xuất giao nộp: rà soát Mục lục hồ sơ, tư liệu nộplưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ nước sơ, tư liệu với Bảng thời hạn bảo quảntài liệu của cơ quan gồm thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ,tài liệu.

4. Trình cơ quan tiến hành nhiệm vụquản lý đơn vị nước về tàng trữ có thẩm quyền phê chăm chú Mục lục hồ nước sơ, tư liệu nộplưu. Làm hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, report kết quả đánh giá củaLưu trữ kế hoạch sử, văn bản đề nghị đánh giá của cơ quan, tổ chức triển khai kèm theo Mục lụchồ sơ, tư liệu nộp lưu.

5. Lưu trữ lịch sử dân tộc gửi văn phiên bản thôngbáo đến cơ quan, tổ chức thuộc mối cung cấp nộp giữ về công dụng phê duyệt.

6. Chuẩn bị phòng kho và các trangthiết bị bảo vệ để chào đón tài liệu.

7. Tiếp nhận tài liệu

a) Kiểm tra, so sánh Mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu lại với thực tế tài liệu giao nộp.

b) mừng đón hồ sơ, tài liệu; những vănbản lý giải chỉnh lý tất nhiên (nếu có) với Mục lục hồ nước sơ, tài liệu nộp lưu.

c) Lập Biên bạn dạng giao dấn tài liệu.

Biên phiên bản được lập thành 03 bản: cơquan, tổ chức thuộc mối cung cấp nộp lưu lại 01 bản, lưu trữ lịch sử hào hùng cùng cung cấp giữ 02 bản.Mẫu Biên phiên bản giao thừa nhận hồ sơ theo phía dẫn tại Phụ lục số III.

8. Đưa tài liệu vào kho và xếp lêngiá.

Điều 6. Giao, nhậnvà thống trị tài liệu lưu trữ đang bảo vệ tại kho lưu trữ cấp huyện (đối vớicác huyện, quận, thị xã, tp thuộc thức giấc đã tổ chức Lưu trữ lịch sử hào hùng huyệntrước lúc Luật tàng trữ có hiệu lực thực thi hiện hành thi hành)

1. Giao nộp, đón nhận tài liệu lưutrữ đang bảo quản tại kho tàng trữ cấp huyện vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Phòng Nội vụ cung cấp huyện bao gồm trách nhiệmphối hợp với Lưu trữ lịch sử hào hùng cấp tỉnh giấc xem xét, lựa chọn đều hồ sơ, tài liệucó giá bán trị bảo vệ vĩnh viễn của từng font tài liệu, những thống kê thành Mục lục hồsơ tư liệu nộp lưu và làm các thủ tục chuyển giao cho lưu trữ lịch sử dân tộc cấp tỉnh giấc quảnlý.

2. Làm chủ khối tài liệu không thuộcthành phần nộp giữ vào lưu trữ lịch sử dân tộc cấp tỉnh

a) Tài liệu ko thuộc nguyên tố nộplưu vào lưu trữ lịch sử vẻ vang cấp tỉnh đang bảo vệ tại kho tàng trữ cấp huyện doPhòng Nội vụ trực tiếp thống trị và được tàng trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.

Xem thêm: Nguồn Gốc, Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển Của Honda Việt Nam

b) Đối với tài liệu hết quý giá hoặcđã không còn thời hạn bảo quản theo quy định, chống Nội vụ phụ trách tham mưugiúp ủy ban nhân dân cấp thị trấn xem xét, làm các thủ tục tiêu bỏ tài liệu theo nguyên tắc tạiĐiều 28 của lý lẽ Lưu trữ.

Điều 7. Hiệu lựcthi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hànhkể từ ngày 01 tháng 02 năm 2015.

2. Thông bốn này huỷ bỏ Công văn số319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước vềviệc hướng dẫn triển khai giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu giữ trữ lịch sử hào hùng các cấp.

Điều 8. Tổ chứcthực hiện

1. Cỗ trưởng, Thủ trưởng cơ quanngang Bộ, Thủ trưởng cơ sở thuộc chủ yếu phủ, chủ tịch Ủy ban dân chúng tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương có trọng trách tổ chức triển khai Thông bốn này.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện,nếu có vướng mắc đề nghị những cơ quan, tổ chức phản ánh về cỗ Nội vụ nhằm nghiên cứu,sửa đổi, bổ sung cập nhật cho phù hợp./.

Nơi nhận: - Ban túng bấn thư trung ương Đảng; - Thủ tướng, những Phó Thủ tướng chủ yếu phủ; - văn phòng và công sở Tổng bí thư; - văn phòng công sở Quốc hội; - Văn phòng quản trị nước; - các Bộ, cơ quan ngang bộ, phòng ban thuộc thiết yếu phủ; - Viện Kiểm giáp nhân dân tối cao; - tand nhân dân buổi tối cao; - truy thuế kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban TW trận mạc Tổ quốc Việt Nạm; - cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - những Tập đoàn kinh tế Nhà nước; - UBND, Sở Nội vụ các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cục kiểm soát VBQPPL (Bộ tư pháp); - Công báo; - cỗ Nội vụ: cỗ trưởng, những Thứ trưởng; - Website cỗ Nội vụ; - cục Văn thư và tàng trữ nhà nước (20b); - Lưu: VT, PC.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Duy Thăng

PHỤ LỤC I

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU(Ban hành dĩ nhiên Thông bốn số 16/2014/TT-BNV ngày đôi mươi tháng 11 năm năm trước củaBộ Nội vụ)

1. Mẫu mã bìa Mục lục hồ sơ

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

MỤC LỤC HỒ SƠ

PHÔNG ………………(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)

Từ năm ………đến năm ………

…, năm …

2. Mẫu mã nhan đề Mục lục

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

MỤC LỤC HỒ SƠ

PHÔNG ………………(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)

Từ hồ sơ ………đến làm hồ sơ ………

- phông số:……… - Mục lục số (Quyển số):……… - Số trang:……

Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn

3. Mẫu mã Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộplưu

MỤCLỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20...

Hộp số

Số, cam kết hiệu hồ nước sơ

Tiêu đề hồ sơ

Thời gian tài liệu

Số tờ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Hướng dẫn giải pháp ghi những cột:

Cột 1: Ghi số thiết bị tự của vỏ hộp tài liệugiao nộp.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơnhư bên trên bìa hồ nước sơ.

Cột 3: Ghi tiêu đề làm hồ sơ như trên bìahồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian nhanh nhất có thể và muộnnhất của văn bản, tài liệu trong hồ nước sơ.

Cột 5: Ghi tổng số tờ tài liệu cótrong hồ nước sơ.

Cột 6: Ghi những tin tức cần chú ývề câu chữ và vẻ ngoài của văn bản có trong hồ nước sơ./.

4. Chủng loại Tờ kết thúc (Kích thước A4)

TỜ KẾT THÚC

Mục lục làm hồ sơ gồm: …………… trang (viết bằng văn bản ………………….)

Trong đó thống kê gồm: …………… hồ nước sơ/đơn vị bảo quản (viết bởi chữ………………………………)

Từ số:…………… mang đến số………………, trong đó có ……… số trùng, ……… số khuyết.

……… ngày…… tháng……năm 20…… bạn lập (Ký với ghi rõ bọn họ tên, chức vụ/chức danh)

PHỤ LỤC II

MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU CÓ ĐÓNG DẤU CHỈ CÁCMỨC ĐỘ MẬT(Ban hành dĩ nhiên Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày trăng tròn tháng 11 năm 2014 củaBộ Nội vụ)

TÊN PHÔNG

Stt

Tên văn bản/tài liệu

Số giữ trữ

Tổng số trang văn bản

Mức độ mật

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Hướng dẫn bí quyết ghi các cột:

Cột 1: Ghi số lắp thêm tự của văn bản/tàiliệu

Cột 2: Ghi tên một số loại văn bản, số cam kết hiệu,ngày tháng năm, người sáng tác và văn bản của văn bản.

Cột 3: Ghi số tàng trữ của văn bản/tàiliệu: tờ số, hồ sơ số, Mục lục số, fonts số.

Cột 4: Ghi toàn bô trang của văn bản,tài liệu

Cột 5: Ghi mức độ mật của tài liệu: Tốimật/ giỏi mật/ mật./.

PHỤ LỤC III

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU(Ban hành hẳn nhiên Thông bốn số 16/2014/TT-BNV ngày đôi mươi tháng 11 năm 2014 củaBộ Nội vụ)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT phái nam Độc lập - tự do - hạnh phúc ------------

Số: ……/BB-……

………… , ngày ... Tháng ... Năm ...

BIÊN BẢN

Giao thừa nhận hồ sơ,tài liệu

Căn cứ Thông bốn số..../2014/TT-BNV ngày... Tháng...năm 2014 của cỗ Nội vụ lí giải giao, nhấn tài liệu tàng trữ vào tàng trữ lịch sửcác cấp;

Căn cứ.... (kế hoạch công tác, planer thu thậptài liệu),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (Tên cơ quan, tổ chức triển khai nộp lưu tàiliệu)

Đại diện là:

1. Ông (bà): ...............................................................................................................

Chức vụ:...................................................................................................................

2. Ông (bà): ...............................................................................................................

Chức vụ:....................................................................................................................

BÊN NHẬN:(Tên tàng trữ lịch sử)

Đại diện là:

1. Ông (bà):...............................................................................................................

Chức vụ:...................................................................................................................

2. Ông (bà):...............................................................................................................

Chức vụ:...................................................................................................................

Thống độc nhất lập Biên phiên bản giao thừa nhận tàiliệu với phần lớn nội dung cụ thể như sau:

1. Tên font (khối) tài liệu giao nộp:........................................................................

2. Thời hạn của tài liệu:............................................................................................

3. Số lượng tài liệu:

- toàn bô hộp:...........................................................................................................

- Tổng số hồ nước sơ, tài liệu: …………………………Quy ra métgiá: ..............................

4. Con số Mục lục hồ nước sơ, tài liệu nộp lưu:

5. Cơ sở tài liệu hồ sơ, tư liệu nộp lưu.

6. Những văn bản hướng dẫn chỉnh lý (liệt kê gắng thể....................................................

7. Danh mục tài liệu gồm đóng vệt chỉ các mức độ mật(nếu có)

8. Tình trạng vật lý của tư liệu giao nộp:..................................................................

Biên bạn dạng này được lập thành 03 bản; mặt giao (cơquan, tổ chức) giữ lại 01 bản; mặt nhận (Lưu trữ định kỳ sử) giữ 02 bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên với ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên với ghi rõ chúng ta tên)

Xác dấn của cơ quan, tổ chức (chức vụ, chữ kí, bọn họ tên, đóng dấu)

Xác dấn của tàng trữ lịch sử (hoặc của cơ quan chính yếu của tàng trữ lịch sử)* (chức vụ, chữ kí, họ tên, đóng dấu)

Bài viết liên quan