Báo cáo là một khái niệm đã không còn xa lạ đối với mỗi người, đặc biệt là với những người làm việc trong môi trường văn phòng hoặc người làm việc trong các cơ quan nhà nước. Tuy là một khái niệm quen thuộc, nhưng không phải ai cũng biết báo cáo là gì và báo cáo thường được sử dụng để làm gì. Nhằm giúp bạn đọc trả lời được thắc mắc trên, chúng tôi xin gửi đến bạn đọc bà viết với chủ đề Báo cáo thường được sử dụng để làm gì?.
Báo cáo là gì?
Khái niệm về báo cáo được quy định cụ thể tại khoản 1, điều 3, nghị định 09/2019/NĐ-CP quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính Nhà nước như sau:
Như vậy, có thể hiểu báo cáo là một dạng văn bản hành chính (có thể là bản giấy viết tay hoặc đánh máy hoặc văn bản điện tử) của các cơ quan hành chính nhà nước, các doanh nghiệp để báo cáo lên cấp trên về phương án, tiến độ công việc hoặc kết quả đối với công việc được giao nhằm giúp cho lãnh đạo, những người có thẩm quyền nắm bắt được thông tin để đưa ra đánh giá, phân tích, điều hành và đưa ra quyết định tiếp theo về công việc đó sao cho hợp lý.
Báo cáo thường được sử dụng để làm gì?
Trên đây chúng ta vừa tìm hiểu về khái niệm báo cáo là gì. Dựa vào khái niệm trên, chúng ta có thể suy ra rằng báo cáo chính là loại văn bản hành chính thường được sử dụng để các cơ quan, cá nhân, tổ chức thể hiện tình hình, kết quả công việc đến lãnh đạo hay những người có thẩm quyền để họ có được thông tin phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và đưa ra những quyết định đúng đắn và phù hợp.
Báo cáo thường được sử dụng trong kinh doanh, quản lý, hành chính, giáo dục, khoa học và các lĩnh vực khác.
Phân loại báo cáo
Vì tính chất làm việc của các cơ quan nhà nước hay các tổ chức, doanh nghiệp đều mang tính chất thường xuyên, liên tục và mỗi một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng đều có những tính chất công việc khác nhau nên việc phân loại báo cáo cũng dựa theo những tiêu chí khác nhau:
- Căn cứ vào mục đích sử dụng và công việc được các lãnh đạo, quản lý yêu cầu mà báo cáo được chia ra rất nhiều loại khác nhau, ví dụ như Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo công việc,…
- Căn cứ vào cáo được quy định tại diều 4, nghị định 09/2019/NĐ-CP thì báo cáo được chia là các loại như sau:
+ Báo cáo định kỳ: Là báo cáo được soạn ra để đáp ứng yêu cầu thông tin tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước, được lặp lại theo chu kỳ nhất định, mang tính chất thường xuyên, lâu dài;
+ Báo cáo chuyên đề: Là loại báo cáo được lập ra nhằm tổng hợp những thông tin có tính chất chuyên sâu về một lĩnh vực hay một đầu công việc nào đó phải thực hiện một hay nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định;
+ Báo cáo đột xuất: Là loại báo cáo được ban hành để yêu cầu thông tin về công việc đột xuất nào đó phát sinh bất thường.
Yêu cầu của báo cáo
Như ở trên chúng ta có thể thấy có nhiều loại báo cáo khác nhau, nhưng yêu cầu cơ bản thì báo cáo nào cũng cần phải đạt được yêu cầu về nội dung và hình thức.
Thứ nhất: Báo cáo cần có thông tin về thời gian và địa điểm xảy ra sự việc đối với các vụ việc cụ thể. Tuy rằng nội dung này không có yêu cầu pháp lý cụ thể nhưng báo cáo vẫn là một kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng đến giá trị của các quyết định quản lý.
Thứ hai: Về phần nội dung:
- Một bản báo cáo cần có một bố cục hợp lý, rõ rang, đầy đủ; thông tin trên báo cáo phải là thông tin chính xác, đầy đủ, không thêm hoặc bớt thông tin. Với tính chất mô tả nhằm mục đích cung cấp thông tin đến cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền để ra quyết định nên báo cáo cần phải đúng thực tế, không được thêm thắt, suy diễn hay che giấu khuyết điểm, đề cao thành tích mà không đúng với năng lực thực tế.
- Báo cáo cần phải có nội dung trọng tâm: Báo cáo lập ra để thông tin về tình hình công việc lên cấp trên, lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền để họ nằm bắt được thông tin, từ đó phân tích và đưa ra quyết định nên báo cáo không được viết một cách chung chung mà không có nội dung trọng tâm, rõ ràng và cụ thể. Yêu cầu của một bản báo cáo là cần có nội dung trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo.
- Bản báo cáo cần nhận định đúng những ưu điểm và hạn chế diễn ra trong quá trình hoàn thành công việc.
- Xác định và nêu đúng những nguyên nhân dẫn đến kết quả của công việc đã được giao.
- Chỉ ra được những bài học kinh nghiệm cần thiết.
Thứ ba: Về hình thức:
Mỗi cơ quan, tổ chức đều có mẫu báo cáo riêng nhưng đều phải tuân theo hình thức nhất định, mẫu báo cáo phải phù hợp với mục đích, nội dung của vấn đề cần báo cáo.
Bản báo cáo cần được trình bày gọn gàng, sạch sẽ, không có lỗi chính tả. Ngoài ra cần sử dụng lời văn ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với văn phòng hành chính.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi liên quan đến Báo cáo thường được sử dụng để làm gì? Nếu có vấn đề gì thắc mắc liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn. Xin cảm ơn!